Ab und zu gibt es Neuigkeiten, die das Leben in der HR-Welt einfacher machen – und das hier ist definitiv eine davon: Seit dem 1. Januar 2025 können Arbeitsverträge sowie Änderungs- und Zusatzvereinbarungen endlich auch digital abgeschlossen werden! Dank des neuen Bürokratieentlastungsgesetzes IV entfällt die bisher vorgeschriebene Schriftform für Arbeitsverträge – die Textform reicht nun aus. Und das bedeutet: Tschüss Papierchaos, hallo digitale Effizienz!
Der Artikel in 1 Minute
- Neue Gesetzeslage seit 01.01.2025: Arbeitsverträge, Änderungs- und Zusatzvereinbarungen können nun elektronisch abgeschlossen werden – die bisherige Schriftform entfällt, Textform reicht aus.
- Massive Effizienzgewinne: Digitale Vertragsprozesse sparen Zeit (Minuten statt Tage), reduzieren Kosten (Papier, Druck, Porto) und verbessern die Employee Experience erheblich.
- Elektronische Signaturen: Es gibt drei Arten – Einfache (EES), Fortgeschrittene (FES) und Qualifizierte (QES). Für Arbeitsverträge ist FES meist ausreichend und bietet optimale Sicherheit.
- Mehrwert für HR-Abteilungen: Automatisierte Onboarding-Prozesse, zentrale Dokumentenverwaltung, digitale Archivierung und integrierte Kommunikation machen HR moderner und effizienter.
- Lucca-Lösung: Die digitale Personalakte mit FES-Signatur ermöglicht papierloses Arbeiten – alle Verträge sind sicher, automatisiert und jederzeit abrufbar.
Was bedeutet das konkret für HR?
Bisher mussten Arbeitsverträge ausgedruckt, unterschrieben, postalisch verschickt und archiviert werden. Ein mühseliger Prozess mit viel administrativem Aufwand und vor allem: Zeitverlust! Durch die neue Regelung ist es nun möglich, Verträge digital zu erstellen, per E-Mail zu versenden und per elektronischer Signatur zu unterzeichnen.
Das spart nicht nur Nerven, sondern reduziert auch Kosten für Papier, Druck und Porto. Und das Beste: HR-Teams gewinnen endlich Zeit für das, was wirklich zählt – die Menschen im Unternehmen!
Die elektronische Signatur: So geht’s!
Mit einer elektronischen Signatur lässt sich ein Arbeitsvertrag rechtskräftig und sicher unterzeichnen – ohne Papier, Drucker oder Scanner. Aber elektronische Signatur ist nicht gleich elektronische Signatur. Es gibt verschiedene Arten:
Einfache elektronische Signatur (EES) – z. B. eine eingescannte Unterschrift. Für viele Dokumente geeignet, aber nicht immer rechtssicher.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) – bietet mehr Sicherheit durch eindeutige Identifizierung.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES) – entspricht der höchsten Sicherheitsstufe und wird von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern ausgestellt.
Für Arbeitsverträge ist in vielen Fällen die fortgeschrittene elektronische Signatur ausreichend. Sie bietet eine sichere und effiziente Lösung für Unternehmen, um Verträge rechtskonform abzuwickeln.
Warum HR-Abteilungen jetzt handeln sollten
Die Gesetzesänderung bietet HR-Abteilungen eine große Chance, ihre Prozesse zu modernisieren und einen wichtigen Schritt in Richtung einer papierlosen Zukunft zu machen. Wer sich jetzt mit der digitalen Personalakte und einer modernen HR-Software auseinandersetzt, kann sofort von den Vorteilen profitieren:
Schnellere Vertragsprozesse: Von der Erstellung bis zur Unterschrift in Minuten statt Tagen.
Kostenersparnis: Kein Papier, keine Druckkosten, kein Porto.
Mehr Sicherheit: Digitale Signaturen sind nachverfolgbar und manipulationssicher.
Bessere Employee Experience: Neue Mitarbeitende können ihren Vertrag bequem digital unterschreiben – egal, wo sie sind.
Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet auch eine umweltfreundlichere HR-Abteilung.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Digitale Signaturen erfüllen alle rechtlichen Anforderungen und bieten mehr Transparenz.
Digitale HR-Prozesse: Der Schlüssel zu einer modernen Personalabteilung
Die Einführung elektronischer Signaturen ist nur ein erster Schritt in eine digitale HR-Welt. Sie erleichtert der HR-Abteilung erheblich den Arbeitsaufwand, besonders bei der Einstellung neuer Mitarbeitenden, insbesondere durch:
Automatisierte Onboarding-Prozesse: Neue Mitarbeitende können Verträge digital unterzeichnen und alle relevanten Unterlagen online einreichen.
Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle wichtigen HR-Dokumente sind sicher gespeichert und jederzeit abrufbar.
Erinnerungs- und Fristenmanagement: Kein Vertrag wird mehr übersehen oder verzögert.
Integrierte Kommunikation: Alle Beteiligten bleiben in Echtzeit informiert und können Dokumente direkt kommentieren.
Mit Lucca gelingt der Umstieg in die digitale HR-Welt spielend leicht. Unsere digitale Personalakte bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur, mit der alle Arbeitsverträge und Dokumente sicher und papierlos unterzeichnet werden können.
Das bedeutet für HR:
Alle Verträge digital erstellen, unterzeichnen und archivieren – ganz ohne Medienbrüche.
Automatische Workflows für Vertragsprozesse, um Zeit zu sparen.
Einfache Handhabung, die HR-Teams und Mitarbeitenden Freude macht.
Maximale Sicherheit durch zertifizierte elektronische Signaturen.
Flexibilität durch orts- und zeitunabhängige Prozesse.
Jetzt den Sprung in die digitale HR-Welt wagen
Die neue Gesetzeslage bringt endlich die Erleichterung, auf die HR gewartet hat.
Arbeitsverträge digital abschließen? Ja, bitte! Mit der Lucca HR Suite ist der Prozess nicht nur kinderleicht, sondern auch sicher und kostensparend – denn bei Lucca ist die elektronische Signatur bereitsim Preis der digitalen Personalakte mitinbegriffen. Gerne kannst du hier einen Demotermin mit uns vereinbaren.
| Konzept | Erklärung |
|---|---|
| Bürokratieentlastungsgesetz IV | Deutsche Gesetzesänderung seit 01.01.2025 – ermöglicht elektronische Vertragssignatur |
| Einfache elektronische Signatur (EES) | Eingescannte Unterschrift – niedrigste Sicherheitsstufe |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) | Eindeutige Identifizierung – für Arbeitsverträge meist ausreichend |
| Qualifizierte elektronische Signatur (QES) | Höchste Sicherheitsstufe von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern |
| Digitale Personalakte | Zentrale Plattform zur Verwaltung aller HR-Dokumente und Verträge |
| Onboarding-Automatisierung | Digitale Prozesse zur Vereinfachung der Neueinstellung |
FAQ
Für Arbeitsverträge ist in den meisten Fällen die Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ausreichend. Sie bietet eine sichere und rechtskonforme Lösung mit eindeutiger Identifizierung. Die Qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist nicht zwingend erforderlich, kann aber für höchste Sicherheitsanforderungen genutzt werden.
Unternehmen sparen Kosten für Papier, Druck, Versand (Porto) und Archivierung. Zusätzlich entfällt der manuelle Aufwand für Druck, Versand und Rückversand von Verträgen. Diese Einsparungen addieren sich besonders bei Unternehmen mit hoher Fluktuation oder vielen Neueinstellungen.
Neue Mitarbeitende können Verträge digital und ortunabhängig unterzeichnen – in Minuten statt Tagen. Automatisierte Workflows vereinfachen die Vertragserstellung, und alle Dokumente sind sofort zentral gespeichert und abrufbar. Das beschleunigt die gesamte Onboarding-Erfahrung erheblich.
