Reisekostenabrechnung? Ein echtes Dauerthema
Du kennst das bestimmt: eure Mitarbeitende gehen in Vorleistung, was Zahlungen angeht, sammeln ihre Belege selbst und dabei geht dann beim Weg zu HR das ein oder andere verloren. Und am Ende sitzt du vor einem Haufen Papierkram und versuchst, Ordnung ins Chaos zu bringen. Warum das Ganze so kompliziert machen, wenn es viel einfacher geht?
Mit Zahlungskarten, die direkt in ein Spesenabrechnungssystem integriert sind, gehören Vorstrecken, verspätete Einreichungen und der ewige Belegmarathon der Vergangenheit an. Klingt gut? Ist es auch.
Zahlungskarten + Spesenmanagement: Warum das so eine geniale Kombi ist
Zahlungskarten für Mitarbeitende sind nicht neu, aber die smarte Verbindung mit einem digitalen Spesenmanagement ist ein echter Gamechanger. Die Vorteile sprechen für sich:
- Kein Vorstrecken mehr: Deine Mitarbeitenden zahlen einfach direkt mit der Karte – ob im Restaurant, für ein Abo oder auf Reisen.
- Alles automatisch im Blick: Jede Transaktion wird direkt ins System übertragen, und die Buchhaltung hat sofort alle Infos parat.
- Limits, die du bestimmst: Egal ob Höchstbeträge, bestimmte Ausgabenkategorien oder Zahlungen im Ausland – du gibst den Rahmen vor.
Und das Beste: bei Lucca sind alle virtuelle Karten kostenlos, für physische Karten wird nur eine kleine Gebühr erhoben.
Wie funktionieren die Bezahlkarten in der Praxis?
Dein Team kann Zahlungskarten von Lucca einfach und unkompliziert von überall nutzen:
- Für Online-Zahlungen oder Abos: Mitarbeitende nutzen eine virtuelle Karte, kompatibel mit Apple Pay und Google Pay.
- Für Geschäftsreisen oder tägliche Ausgaben: Eine physische Karte sorgt für Flexibilität – ob im Café oder beim Tanken.
- Alles im Griff: Du kannst in Echtzeit sehen, was ausgegeben wurde, und bei Bedarf Regeln oder Limits anpassen.
Klingt aufwendig? Ist es nicht. Dank der Automatisierung in Cleemy Spesenabrechnung wird jede Zahlung direkt erfasst und ein Spesenposten mit allen Infos angelegt. Deine Mitarbeitenden fügen nur noch den Beleg hinzu – fertig.
Einfach, transparent und nervenschonend
Die Kombination aus Unabhängigkeit und Kontrolle macht die Nutzung von Zahlungskarten so besonders. Dein Team kann Ausgaben eigenständig erledigen, ohne ständig in der Buchhaltung nachzufragen oder Vorschüsse zu beantragen. Gleichzeitig hast du die volle Übersicht und musst nicht auf Quittungen warten, um herauszufinden, ob das Team letzte Woche wirklich 250 Euro fürs Mittagessen ausgegeben hat.
Flexibel, genau wie dein Unternehmen
Mit Lucca kannst du alles anpassen:
- Soll die Karte nur für Online-Käufe gelten? Kein Problem.
- Zahlungen im Ausland erlauben? Entscheide selbst.
- Einmalige Karten für Lieferanten oder Abos? Geht easy und sicher.
Deine Mitarbeitenden nutzen nur das Budget, das du freigegeben hast. Das schützt nicht nur dein Team vor finanziellen Engpässen, sondern auch dein Unternehmen vor unerwarteten Ausgaben.
Fazit: Bye-bye Spesenstress!
Mit Zahlungskarten und einem smarten Spesenmanagement-System wie von Lucca sparst du Zeit, behältst den Überblick und machst dein Team glücklich. Keine Diskussionen mehr über verlorene Belege, keine verspäteten Abrechnungen – nur noch effiziente Prozesse, die allen das Leben leichter machen.
Hast du Lust, dir das mal genauer anzuschauen? Fordere eine Demo an und entdecke, wie einfach Zahlungsmanagement und Spesenabrechnung sein kann.