Die letzten Jahre haben uns gezeigt, wie vielseitig die Arbeitswelt sein kann. Homeoffice war plötzlich Alltag, und viele Unternehmen haben ihre Mitarbeitenden aus der Ferne arbeiten lassen. Doch nun geht es für viele zurück ins Büro. Aber wie gelingt der Übergang reibungslos und ohne Frust? Ganz einfach: mit der richtigen Kommunikation, etwas Flexibilität und einem klaren Plan.
1. Achtung, Fallstricke: Plötzlich zurück ins Büro? So klappt’s nicht!
Es gibt ein paar Fehltritte, die du unbedingt vermeiden solltest, wenn du deine Mitarbeitenden zurück ins Büro holen möchtest. Ein Klassiker, der in vielen Unternehmen nicht gut ankam: einfach mal „morgen alle wieder ins Büro“ – ohne Vorankündigung und ohne, dass die Mitarbeitenden in den Entscheidungsprozess einbezogen wurden. So sorgst du für Frust und Misstrauen, statt für Motivation.
Eine Studie von JLL von 2024 belegt, dass 72 % der deutschen Mitarbeitenden mittlerweile wieder regelmäßig ins Büro zurückkehren, aber dennoch die Flexibilität von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen schätzen. Auch wenn eine sofortige Rückkehr ins Büro für einige eine willkommene Veränderung sein kann, ist es für viele eine Einschränkung der Freiheit, die sie während ihrer Homeoffice-Zeit genossen haben.
Wenn du deine Mitarbeitenden wieder verstärkt ins Büro holen möchtest, ist es wichtig, ihnen genug Zeit für die Umstellung zu geben und die Gründe klar zu kommunizieren. Eine plötzliche Büropflicht ab sofort könnte Unmut und Widerstand erzeugen. Schaffe stattdessen eine transparente und verständnisvolle Kommunikation, die den Mehrwert der Büroarbeit betont – sei es für die Zusammenarbeit, den Teamgeist oder die kreative Ideengenerierung.
2. Besser arbeiten: Wie der Arbeitsort die Ergebnisse beeinflusst
Nicht alle Aufgaben sind gleich – und auch nicht jeder Arbeitsplatz eignet sich gleichermaßen fürs Büro. Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, sind zum Beispiel das Schreiben von Texten, die Analyse von Reports und kreative Arbeiten. In diesem Fall ist das Homeoffice der perfekte Ort, um ohne Ablenkung voll in die Tiefe zu gehen.
Doch es gibt eben auch Aufgaben, die im Büro viel besser funktionieren: Brainstorming, Ideation Meetings oder Team-Sessions, in denen man zusammenkommt, um an einem gemeinsamen Ziel zu arbeiten. Hier sorgt der persönliche Austausch für schnelle, kreative Ideen und Lösungen.
Das Hybridmodell ist deshalb der ideale Kompromiss: Mitarbeitende möchten flexibel entscheiden, ob sie ins Büro kommen oder von zu Hause aus arbeiten. Das hat auch Delivery Hero so gehandhabt – Meetings und Teamwork im Büro, konzentrierte Einzelarbeit von zu Hause. So ermöglichst du deinen Teams sowohl maximale Produktivität als auch maximale Zufriedenheit.
3. Transparente Kommunikation – der Schlüssel zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit
Eine Rückkehr ins Büro sollte nicht einfach eine organisatorische Umstellung sein, sondern auch eine kommunikative Chance. Der Trick: Beziehe deine Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess mit ein. Schaffe Raum für ihre Ideen, Wünsche und Bedenken. Ein gutes Beispiel ist Otto: das Unternehmen hat eine Umfrage unter den Mitarbeitenden gemacht, um herauszufinden, was sie vom neuen Arbeitsmodell halten. Das Ergebnis: ein flexibles Modell, bei dem Mitarbeitende zwischen Homeoffice und Büroarbeit wählen können. Und das Beste? Die Ergebnisse wurden transparent mit allen geteilt.
Diese Transparenz sorgt für Vertrauen. Wenn du die Gründe für die Rückkehr ins Büro erklärst und auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden eingehst, wird die Umstellung viel leichter. Zeige deinen Mitarbeitenden, dass du sie verstehst, und biete flexible Lösungen an.
4. Schaffe produktive Rückzugsorte im Büro
Nicht jeder Arbeitstag muss von einer Besprechung nach der anderen geprägt sein. Gerade bei Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, solltest du auch im Büro Rückzugsorte schaffen, an denen Mitarbeitende in Ruhe arbeiten können. Fokus-Zonen sind ein gutes Beispiel: Bereiche, in denen keine Besprechungen stattfinden dürfen, damit Mitarbeitende ohne Ablenkung arbeiten können.
Ein weiterer Vorschlag sind sogenannte „Focus-Time“-Blöcke: Fest eingeplante Zeiten, in denen Mitarbeitende sich ihren Aufgaben widmen können, ohne gestört zu werden. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Aufgaben effizient erledigt werden können, sondern zeigt auch, dass du den Fokus und die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden respektierst.
5. Spaß muss sein – sozialer Austausch im Büro
Die Rückkehr ins Büro bietet die perfekte Gelegenheit, den sozialen Austausch wieder in den Vordergrund zu rücken. Gemeinsame Aktivitäten stärken den Teamgeist und machen das Büro zu einem Ort, an dem man gerne Zeit verbringt. Ob regelmäßige Team-Lunches, After-Work-Events oder Workshops – solche Erlebnisse schaffen wertvolle Momente jenseits der Arbeit.
Wie wäre es mit einer Spiele-Session im Büro, einem Foto-Contest oder einer Karaoke-Nacht? Auch saisonale Aktionen wie das gemeinsame Schmücken eines Weihnachtsbaums oder Kochwettbewerbe kommen gut an.
Sportliche Aktivitäten wie Yoga, eine Laufgruppe oder gemeinsames Sport-Schauen sorgen zusätzlich für Abwechslung. Diese Events fördern nicht nur den Teamzusammenhalt, sondern machen das Büro zu einem Ort, an dem man gerne zusammenkommt.
6. Das Büro wieder attraktiv machen
Ein Büro, das sich gut anfühlt, sorgt dafür, dass Mitarbeitende sich wohl und produktiv fühlen. Dafür sind sowohl die Ausstattung als auch besondere Angebote entscheidend. Ergonomische höhenverstellbare Tische, gute Luft- und Schallqualität sowie Ruhezonen steigern den Komfort und die Zufriedenheit.
Doch auch Extras wie kostenloses Frühstück oder Lunch, Massagen oder Gesundheitsprogramme machen das Büro zu einem attraktiven Ort. Viele Unternehmen setzen auf kreative Anreize wie Gaming-Sessions, Teamevents oder Thementage.
Mitarbeitende sollen das Büro nicht nur als Arbeitsort, sondern auch als Ort des Austauschs, der Inspiration und des Wohlbefindens wahrnehmen – eine Kombination, die langfristig für Motivation und Zufriedenheit sorgt.
7. Erfolgreiche Unternehmen machen es vor
Nicht nur in großen Konzernen, sondern auch in mittelständischen Unternehmen hat sich das hybride Arbeitsmodell bewährt. Bei HelloFresh zum Beispiel können Mitarbeitende wählen, ob sie die Woche zu 100 % im Homeoffice oder im Büro verbringen möchten. Eine einfache, aber effektive Lösung, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeit nach ihren Bedürfnissen zu organisieren.
So gelingt der Übergang: Ermutige deine Mitarbeitenden, das Büro als Ort für Zusammenarbeit und kreativen Austausch zu sehen, während sie für fokussierte Aufgaben weiterhin die Flexibilität des Homeoffice genießen können.
8. Hybrides Arbeiten als langfristiges Modell
Die ideale Lösung für viele Unternehmen ist ein hybrides Arbeitsmodell. Es ist flexibel, anpassbar und gibt deinen Mitarbeitenden die Freiheit, selbst zu entscheiden, wo sie am produktivsten sind. Es stellt sicher, dass sowohl Teamarbeit als auch konzentrierte Einzelarbeit stattfinden können. Und das alles mit der Flexibilität, die viele durch Homeoffice so zu schätzen gelernt haben.
Und das Beste? Du kannst deine Teams jederzeit bei der Planung und Umsetzung unterstützen. Lucca Office hilft dir dabei, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden im Büro und im Homeoffice zu managen und dabei ein flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen, das sowohl den Bedürfnissen des Unternehmens als auch der Mitarbeitenden gerecht wird.
Weitere Tipps, wie du mehr Mitarbeiterzufriedenheit und Engagement im Team schaffst findest du hier.
Fazit: Die Rückkehr ins Büro – aber smart!
Die Rückkehr ins Büro ist eine Chance für frischen Wind im Arbeitsalltag – wenn du sie richtig gestaltest. Transparente Kommunikation, flexible Arbeitsmodelle und die Möglichkeit zur Mitbestimmung machen den Übergang für alle Seiten einfacher. So schaffen Mitarbeitende nicht nur ein gutes Arbeitsumfeld, sondern bleiben auch langfristig motiviert und engagiert.
Und falls du ein Tool suchst, das dir hilft, Arbeitszeiten und Flexibilität optimal zu organisieren, dann schau dir doch mal Lucca Office an. Denn gerade beim Thema Flexibilität und Kontrolle ist es hilfreich, alles zentral im Blick zu behalten.
Quellen