Der Erfolg von hybridem Arbeiten hängt stark davon ab, wie gut ein Unternehmen seine Organisation und Arbeitsweise anpasst. Während der COVID-19-Krise konnten sich vor allem jene Unternehmen schnell auf Remote-Work umstellen, die bereits:
- klare Regelungen für mobiles Arbeiten in einer Richtlinie festgelegt hatten,
- erste Erfahrungen mit hybriden Arbeitsmodellen gesammelt hatten,
- digitale Tools für die Zusammenarbeit nutzten.
Seitdem hat sich hybrides Arbeiten in vielen Unternehmen etabliert. Die Kombination aus Büro- und Remote-Arbeit ermöglicht es Mitarbeitenden, flexibler zu arbeiten und ihre Work-Life-Balance zu verbessern, während gleichzeitig der Teamzusammenhalt und die Innovationskraft erhalten bleiben.
Damit hybrides Arbeiten in einem sich ständig wandelnden rechtlichen Rahmen langfristig funktioniert, sollten Unternehmen die folgenden neun Best Practices berücksichtigen:
1. Rechtliche Vorgaben einhalten
Unternehmen müssen die geltenden arbeitsrechtlichen und steuerlichen Vorschriften für mobiles Arbeiten im Blick behalten. Dazu gehören unter anderem Regelungen zur Arbeitszeiterfassung, Datenschutzanforderungen sowie sozialversicherungsrechtliche Aspekte. Besonders wichtig ist es, klare Regeln für Arbeit im Homeoffice oder aus dem Ausland festzulegen, um steuerliche und versicherungsrechtliche Risiken zu vermeiden.
| Benötigst du Unterstützung? Wir helfen dir gerne weiter. Wir haben die rechtlichen Vorgaben für Remote-Arbeit in Deutschland gemäß dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 analysiert und die wichtigsten Punkte in einem praktischen und simplen Merkblatt zusammengefasst, das du hier herunterladen kannst. |
2. Eine Remote-Work-Richtlinie erstellen
Eine klare Richtlinie hilft, hybride Arbeit strukturiert und effizient zu gestalten. Beantworten Sie dazu folgende Fragen:
- Wer kann remote arbeiten? Manche Tätigkeiten, wie Kundenservice oder Produktion, sind möglicherweise nicht geeignet.
- An welchen Tagen ist Remote-Arbeit erlaubt? Soll es Tage geben, an denen alle Mitarbeitenden im Büro sind?
Gibt es wöchentliche Meetings, die physische Anwesenheit erfordern?
| Hinweis: Für hybrides Arbeiten und Remote Work gibt es keine Standardrichtlinie – jedes Unternehmen muss eine Lösung entwickeln, die zur eigenen Unternehmenskultur passt. |
3. Mitarbeitende aktiv einbinden
Nicht alle Beschäftigten möchten oder können mobil arbeiten. Einige fühlen sich im Homeoffice isoliert oder benötigen mehr Unterstützung. Deshalb sollten Unternehmen regelmäßig Feedback einholen, etwa durch Umfragen oder Workshops. So lassen sich individuelle Bedürfnisse besser berücksichtigen und eine ausgewogene Regelung für alle Mitarbeitenden schaffen.
4. Schriftliche Kommunikation fördern
Hybrides Arbeiten erfordert eine transparente und gut dokumentierte Kommunikation. Entscheidungen, die in Meetings oder Chats getroffen werden, sollten schriftlich festgehalten werden. Dazu gehört:
- Protokollierung von Besprechungen,
- Dokumentation laufender Projekte,
- Klare Nachvollziehbarkeit von Prozessen.
So bleiben alle Mitarbeitenden informiert, egal ob sie vor Ort oder remote arbeitet.
5. Vertrauen und ergebnisorientiertes Arbeiten statt Mikromanagement
Seit dem Jahr 2022 ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht, doch sie sollte nicht das einzige Kriterium für Produktivität sein. Statt auf Kontrolle sollten Führungskräfte auf ergebnisorientierte Ziele setzen und regelmäßig Feedback geben. So wird Eigenverantwortung gefördert und die Motivation bleibt hoch.
6. Den persönlichen Austausch bewusst fördern
Ungeplante Begegnungen im Büro – sei es an der Kaffeemaschine oder auf dem Flur – sind essenziell für die Unternehmenskultur. Sie fördern Teamzusammenhalt und kreative Ideen. Unternehmen sollten daher bewusst Raum für sozialen Austausch schaffen, z. B. durch regelmäßige Teamtage, virtuelle Kaffeepausen oder gemeinsame Veranstaltungen.
7. Ruhezeiten und das Recht auf Nichterreichbarkeit respektieren
Hybrides Arbeiten darf nicht dazu führen, dass Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verschwimmen. Unternehmen sollten feste Ruhezeiten definieren, Mitarbeitende für das Thema sensibilisieren und Guidelines für den Umgang mit E-Mails, Chats und Anrufen außerhalb der Arbeitszeit etablieren.
8. IT-Sicherheit gewährleisten
Remote-Arbeit birgt erhöhte Risiken für Datenschutz und IT-Sicherheit. Unternehmen sollten Maßnahmen zur Absicherung von Unternehmensdaten ergreifen, darunter:
- VPN-Zugang und sichere Passwörter,
- Regelmäßige Schulungen zur IT-Sicherheit,
- Eine klare „Bring Your Own Device“-Richtlinie (BYOD), falls private Geräte genutzt werden.
9. Hybride Arbeit effizient organisieren
Eine klare Planung von Präsenzzeiten, Genehmigungsprozessen und Büroauslastung trägt dazu bei, hybride Arbeit besser zu steuern und den Austausch zwischen Mitarbeitenden zu fördern.
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